In den ersten beiden Beiträgen wurde deutlich, dass der Fachkräftemangel in der Bau- und Gebäudetechnik häufig nur ein Teil des Problems ist.

Neben der angespannten Marktsituation spielen vor allem interne Faktoren eine entscheidende Rolle: fehlende Strukturen, unklare Zuständigkeiten und eine Personalorganisation, die oft stark administrativ geprägt ist.

Im zweiten Beitrag wurde gezeigt, warum Recruiting allein unter diesen Bedingungen an Wirkung verliert.

Die entscheidende Frage lautet daher:

Wie können Unternehmen ihre Personalorganisation so aufstellen, dass sie dauerhaft wirksam wird?

Genau hier setzt ein strukturiertes Projektvorgehen an.

Viele Unternehmen in der Bau- und Gebäudetechnik stehen beim Thema Personal unter hohem Druck. In der Praxis zeigt sich jedoch immer wieder:

Das eigentliche Problem liegt häufig nicht im Markt – sondern im Unternehmen selbst.

Oft fehlen:

klare Zuständigkeiten

funktionierende, einheitliche Abläufe

eine Personalorganisation, die über das Tagesgeschäft hinaus steuern kann

Recruiting wird dann zum Dauerproblem – nicht, weil es keine Kandidaten gibt, sondern weil die Voraussetzungen im Unternehmen nicht stimmen.

Ein bewährter Dreiklang: Analyse, Konzept und Umsetzung

In unseren Projekten hat sich ein klarer Dreiklang bewährt:

Analyse, Konzept und Umsetzung.

Der entscheidende Vorteil:

Es wird nicht an Symptomen gearbeitet, sondern an den Ursachen.

1. Analyse: Die Ausgangslage wirklich verstehen

Am Anfang steht eine strukturierte Bestandsaufnahme. Dabei geht es nicht nur um die Frage, ob ausreichend Kapazität vorhanden ist.

Im Fokus stehen vielmehr:

• die organisatorische Einbindung der Personalfunktion
• die tatsächlichen Aufgaben und Verantwortlichkeiten
• bestehende Engpässe
• sowie die Qualität und Klarheit von Prozessen

Zum Einsatz kommen:

• Gespräche mit der Betriebsleitung
• teilstrukturierte Interviews im Personalbereich
• Workshops mit Führungskräften
• Sichtung von Rollen, Prozessen, Arbeitsmitteln und Systemen
• Gerade dieser breite Blick ist entscheidend, da Schwächen im Personalwesen selten isoliert auftreten.
• Im Beispielprojekt wurden unter anderem sichtbar:
• fehlende HR-Ziele
• unklare Aufgabenverteilung
• geringe Standardisierung
• ein niedriger Digitalisierungsgrad

Die Ergebnisse werden strukturiert aufbereitet und gemeinsam mit den Auftraggebern besprochen.

So entsteht ein gemeinsames Verständnis der Ausgangslage – und die Basis für fundierte Entscheidungen.

2. Konzept: Ein klares Zielbild entwickeln

Auf Basis der Analyse wird ein konkretes Zielbild entwickelt.

Zentrale Fragen sind:

• Welche Rolle soll HR künftig im Unternehmen einnehmen?
• Welche Aufgaben gehören dazu – und welche nicht?
• Welche Strukturen, Kompetenzen und Standards werden benötigt?
• Dabei werden alle relevanten Ebenen berücksichtigt:
• Aufbauorganisation
• Abläufe
• Systeme

Ergänzend wird geklärt, welche Leistungen intern erbracht werden sollten und wo eine Auslagerung sinnvoll ist.

Das Konzept wird zunächst mit dem Auftraggeber abgestimmt und anschließend auf Entscheidungsebene vorgestellt.

So entstehen:

Transparenz über die Zielrichtung

Verbindlichkeit in der Umsetzung

und eine belastbare Grundlage für Prioritäten und Investitionen

3. Umsetzung: Vom Plan zur Wirkung

Erst in der Umsetzung zeigt sich, ob ein Konzept trägt.

Entscheidend ist eine klare Priorisierung:

• Was entlastet kurzfristig – und was wirkt nachhaltig?
• Bewährt hat sich die Trennung in zwei Ebenen:
• Kurzfristige Maßnahmen:
• klare Rollen, Aufgaben und Zuständigkeiten
• gezielter Aufbau von Kapazität und Fachkompetenz
• Stabilisierung und Strukturierung des Recruitings
• Mittelfristige Maßnahmen:
• stärkere Einbindung von HR in Planung und Steuerung
• gezielte Digitalisierung zentraler Prozesse

So entsteht Schritt für Schritt eine Personalorganisation, die nicht nur verwaltet, sondern aktiv steuert.

Fazit:

Wer Personal nur verwaltet, bleibt im Reagieren.

Wer die Personalorganisation gezielt weiterentwickelt, schafft:

bessere Abläufe

spürbare Entlastung

und eine tragfähige Grundlage für Wachstum und Zukunftssicherung

Genau darin liegt heute für viele Unternehmen in der Bau- und Gebäudetechnik ein entscheidender Hebel.